使える仕事の話
- 部下に指示や話が伝わらないため困っている
- 部下がズレたことばかりする
- 部下が思うような動きをしない
こんな悩みを抱える上司や管理職、経営者は多いはずです。私たちが事業支援の現場に入ると、大抵これらの悩みを抱える上司と出会います。
また、その原因が上司にあるパターンも多く、なかでもよく目にするのが、「原因が上司自身にあるにも関わらず、その上司が部下に腹を立てている様子」です。
問題は、腹を立てている上司本人の『説明の仕方や、伝え方』です。第三者目線で上司・部下のやり取りを見ているとよく分かりますが、「部下が思い通りに動かない」とストレスを抱える上司の多くは、説明の仕方・伝え方に改善すべき点が多くあります。それを我々が指摘すると、多くの場合「え！？そうですか？ちゃんと説明しているし、しっかり伝えていますよ」と驚かれます。「説明の仕方・伝え方に問題がある、改善すべき点が多い」そう自覚している上司は非常に少ないのが実情です。
また、ほとんどの部下は、上司に忖度しています。
- そんな説明の仕方では、よく分からない
- もっと分かりやすく説明してよ…
- 分かる分からないは別として、指示の出し方がムカつく、やる気も起きない
など、本当は部下がこう思っていても、直接上司の耳に入らないため、説明の仕方や伝え方に問題があることを上司自身が自覚せず、思うように部下が動かない原因が「自分ではなく部下にある」と記載していることが多くあります。
中には、説明の仕方・伝え方・指示の出し方が上手な上司もいますが、上司の立場にある方は、自身の説明する力や・伝える力を定期的にセルフチェックして、改善・改良に努めれば、部下の動きは良くなり、成果も大きくなります。
セルフチェックの方法は、あなたが部下に何か説明する・指示する前に、スマホで自身が話している様子を録音して聴いてみることです。WEBミーティングであれば、録画して、後から見返してみるのも良いでしょう。営業マンの方も、自身の実際のセールストークを録音して聞き返してみると、弱点や改善点が手に取るように分かるでしょう。
セルフチェックは、非常に効果が大きく、かつ即効性があります。ぜひお試しください。
セルフチェックで意識すべき4つのポイント
セルフチェックのポイントを4つお伝えします。
1.話すスピードと声の大きさは適切か？
- 「話すスピード」は、話を初めて聞く相手が理解しながら聞けるスピードか？
- 「声の大きさ」は、相手とあなたとの距離を考え、相手が聞きやすいボリュームか？
2.事実と所感が混ざっていないか？
- 「事実」と「あなたが思っていることや予測していること（＝所感）」をハッキリ区分して、話せているか？
3.同じことを何度も言ったり、話が進んだり戻ったりしていないか？
- 話がスタートから、ゴールに向けてスムーズに進んでいるか？
繰り返し強調することが目的の場合を除き、スタートからゴールに向けて話を前進させることが大切です。物語やスピーチではなく、ビジネスにおける説明・指示は、前から順番に話して問題ありません。
但し、メリハリなく整理しないまま、長々と話すのはよくありません。どうしても話が長くなる複雑な案件の場合は、紙や画面を補足として見せながら説明すると良いでしょう。
4.もっと文字数を減らして話すことはできないか？
よく相手に伝わる話し方は、話をしていない時間＝「間」がしっかりと取られています。
- 相手が話したことを理解する「間」
- 別の話題や次の単元に話が進むときの「間」
この2つの「間」をしっかりと取りながら、話せているかをチェックしてください。
この4項目をチェックし、改善してみてください。高確率で、部下は、あなたの指示や伝えたことを忠実に実行してくれるようになるでしょう。部下以外の方への伝え方・話し方・説明の仕方にも同様のことが言えます。
どんな部下でも、あなたが部下を変えるのは非常に難しいです。しかしあなたが、伝え方・話し方・説明の仕方を変えることは、少し本気を出せば、即実践できます。すると部下の反応も、変わってくるはずです。
- しっかり説明しているつもりなのに、部下がいつも少し違うことをする
- 部下が大事な部分を疎かにし、どうでも良い部分に拘った仕事をする
- 求めるクオリティが違う
- 求めるスピード感ではない
これらが減ってくるはずです。ぜひお試しください。
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