使える仕事の話
仕事をしていて、腹の立つこと、頭にくることは、よくあるものです。上司や部下・同僚、時にお客様に対して、誰しも腹を立てた経験があるはずです。
今回は、『自分と他者の違い』を深く考えることで、腹立たしさや、イライラを効果的に抑える方法をお伝えします。
日々の仕事中の苛立ちや怒りが、少しでも抑えられ、気分良く仕事を進められるようになれば、嬉しく思います。
仕事における 他者へのイライラ“3つの原因”
上司や部下・同僚、時に、お客様に対して腹を立てたり、イライラしてしまう。その理由の多くは、次の“3つのズレ”が原因です。
- スピード感のズレ
- クオリティのズレ
- 重要度・優先順位のズレ
この“3つのズレ”のせいで、腹が立ったり、イライラしたり、頭にきたり…が起こります。
1.スピード感のズレ
あなたが部下に、「早めに仕上げて」と依頼した仕事が3日後に提出されたとします。あなたが“2日後まで＝早め”と考えていた場合、部下が提出してきた3日目を遅く感じるはずです。しかし、部下が1週間程度を目安と捉えていたとしたらどうでしょう？3日目で提出しているため、部下は遅いどころか、かなり早く仕上げたと思っているはずです。
『スピード感』の捉え方は、人によって大きく異なります。
<スピード感のズレを引き起こす要因>
- 性格の違い
- 担当業務の違い
- 少し先の未来を考えて仕事をしているかどうか？
- 今後、どのように仕事が進行するか？をどれだけ把握しているか？
“スピード感のズレ”が原因でイライラすることを防ぐ方法は、相手が上司・部下・同僚・協力会社・お客様、誰であろうと、仕事の発注・受注の際は、『早め』や『○○頃まで』などの曖昧な表現を用いず、『〇月〇日の〇時まで』と明確に期限・期日を設定することです。併せて、その理由も伝えておくとさらに良いでしょう。
「部下に対しては、それでもいいけど、上司やお客様には無理…」そう思うかもしれませんが、最初に理由とともに期限を伝えておけば、上司やお客様も、期日に合わせてくれる確率が高まるでしょう。
2.クオリティのズレ
仕事に着手する際、上司・部下・同僚・協力会社・お客様などの関係者と「どの程度のクオリティを目指すか？」を共有し、できれば具体的な事例を提示して、共通認識を持ってスタートすると良いでしょう。このプロセスを省いてしまうと、「何故こんなに雑なの？」「何故時間をかけて、こんなに手の込んだことをしているの？」などと腹の立つ原因になります。
クオリティは“簡単に数値化できない項目”であるため、仕上がりイメージを完璧に共有することは難しいですが、抽象的な部分があるからこそ、入念な“初期段階の共有”が重要です。
3.重要度・優先順位のズレ
<重要度・優先順位のズレによって生じるイライラの事例>
- 重要なプロジェクトを部下に任せたところ、期日直前に雑な仕上がりで提出してきた
- 手間のかかる仕事を依頼したのに、部下がナカナカ着手しない
- クライアントから深刻な相談を受けたため、他の案件を差し置き、急ぎ着手した。後日報告した際、「あーはいはい…」と他人事のような反応だった
このように、あなたが『重要度が高い』と認識している仕事について、依頼元や、協力して仕事を進める部下やパートナーの捉え方が軽かった、熱量や温度が足りなかった時にも、イライラや怒りが生じます。
防御策は、
- 狙い
- 目的
- 必要なスピード感
- 求められるクオリティ
この４つを初期段階で共有しておくことですが、そこまでやっても期待できる効果は、50%程度です。いくら懸命に詳細を伝えても、相手の捉え方が軽い、いい加減に感じる、ノロノロしている、雑に見える、過度に手をかけているように見えるなど、これらのズレが全てなくなることはありません。しかし、50％程度しか防げなくても、何もしないよりはマシです。
「残りの50％を防ぐ手立ては？」への回答は、「ありません」という他ないのですが、強いて言えば、『相手への期待値を半分くらいに下げておくこと』です。そうすれば、50%の仕上がりや反応であっても「まぁこんなものか」と思えます。70％成果が出ていれば、「よくやってくれた！」そう思えます。
考え方は人それぞれですが、相手に対する期待値を従来の半分程度に設定してみてください。一生懸命丁寧に、理解を得られるように説明しても、期待値は50％程度に設定しておきます。「50％以上の期待をすると、イライラになって返ってくる」そう思って期待値を下げておく。怒りやイライラの防御策としておすすめですよ。
50%の成果では困る場合は、仕事を単調な作業に分割してから共有する
しかし、50%の成果では困ることもあります。そんな時は、１つの仕事を3〜4個のプロセスに分解し、一つ一つの行程が、なるべく単調な作業になるように分解してください。一つ一つの仕事の難易度を下げて、依頼・発注するようにしてください。これで仕事の難易度が下がり、経由点も減るため、100点満点中70点以上の仕上がりも期待できます。
自分がプロジェクトの発起人でもない限り、人は、規模が大きく複雑な仕事、つまり“面倒なもの”を後回しにしがちです。その仕事を上手くこなさなければ、自分自身にマイナスな影響がある場合も、面倒なことを遠ざけたり放置してしまうのに、簡単ですぐゴールが見える仕事は、割ときちんとこなすといった矛盾した傾向があります。“複雑な仕事を単調な作業に分割して部下に指示を出す方法”は、かなり有効なので、ぜひお試しください。
いかがでしたか？あなたのイライラや怒りが少しでも減り、良い気分で仕事に向きあえることを祈っています。
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