改善・改革や、新しい取り組みを開始するために必要なのは、次の3つの時間です。
多くの上司や経営者は、この3つの時間の大切さを理解していません。
そのため、何年経っても組織や部門・部署は、同じ問題を抱え続け、新しい取り組みは、定着しません。
あなたは、次の3つの時間を大切にしていますか?
- 何を伝えるか? どう伝えるか? を考える時間
- 伝えるための時間
- 伝えたことが、実行されているかどうかを確かめる時間
この3つです。
1. 何を伝えるか? どう伝えるか? を考える時間
- 改善や、新しい取り組みをはじめる理由(メインメリット+サブメリット)
- 改善や、新しい取り組みにあたって必要な具体的作業
- 想定される質問や、否定意見に対する切り返し
- 伝えた直後の具体的行動を指示(聴き手の多くは、具体的に何をしていいのか分からないため)
2. 伝えるための時間
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伝えるために必要な所要時間を想定する
※効率よく伝えるための、予行演習をしておくと良い
(大抵の人は、ぶっつけ本番。しかも伝え方が上手くない)
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伝える相手をグループ分けし、スケジュールを組んでおく
※大人数に伝えるよりも 少人数もしくは1on1で伝える方が、聴き手に当事者意識が出る
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期限を設けて質問を受付ける
3. 伝えたことが、実行されているかどうか確かめる時間
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次の3つのタイミングで確かめると良い
- 伝達した翌日~3日:着手しているかどうか確認
- 伝達後7~10日:取り組みを継続しているかどうか確認
- 伝達後1カ月:取り組みのクオリティ確認及び、定着確認
この3つの時間をしっかり確保することで、改善に向けた取り組みや、新しい取り組みは、形骸化したり、惰性で継続するような無駄を防ぐことができます。
今年こそ改善するぞ、新規取り組みをスタートさせるぞ!
そう意気込んでいる経営者や、上司の方は、ぜひお試しください。
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