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2022.07.04 1Point Learning

人事の失敗事例「ブラックボックス社員」

 

業務効率の悪い職場の共通点は、ブラックボックス社員が存在することです。

ブラックボックス社員は、部署全体、小さな組織であれば、組織全体にマイナスな影響を及ぼします。

 

ブラックボックス社員というのは「その人にしか分からない仕事を多く抱えている社員」のことです。

 

ブラックボックス社員が生まれる原因は、“部下の把握が甘い上司”です。

 

 

社員一人ひとりが、それぞれ異なる仕事を担うのは自然なことですが、部署や部門の長は、社員一人ひとりの仕事内容を、ある程度把握していなければなりません

 

この把握が甘いと、ブラックボックス社員が生まれます。

 

 

ブラックボックスを抱えた社員は、時が経つほど厄介な存在になります。その人にしかできないこと、その人にしか分からないことが、どんどん増えていくからです。

 

大きなブラックボックスを抱えた社員が突然辞めてしまったり、何らかの事情で仕事ができなくなってしまった場合、組織は大きな打撃を受けるでしょう。

 

そうならないためにも、もしブラックボックス社員が突然抜けてしまい、その抜けた穴を塞ぐためにも、上司による社員の把握は、非常に重要です。社員の把握と言っても抽象的な把握ではダメです。

 

 

具体的には、次の8項目を確実に把握しておけば、いざという時、必ず役立ちます。

 

社員一人ひとりについて

  1. 具体的に抱えている仕事・作業を、箇条書きで把握
  2. 1つ1つの作業の理想的な所要時間(基準クオリティを満たせる速度)を把握
  3. 抱えている仕事の〆切や、期限を大まかに把握
  4. 抱えている仕事の内、頭を使う難易度の高い仕事と、単純な作業が、それぞれ何なのかを把握
  5. 抱えている仕事の大まかな優先順位を把握
  6. (★)本人にしかわからないこと、できないことを明確に把握
  7. (★)パスワード類の把握
  8. (★)外部との折衝・取引状況及び外部窓口の連絡先の把握

 

 

上司自身は部下について、この8項目をスグにでも確実に把握しておくことが必要です。

 

「部下の退職が決まってから、引き継げばいい。」そんな呑気な考えでは、リスクが大きすぎます。

 

この8項目の把握は、不効率による業務の停滞の防止に繋がるだけではなく、いざという時の備えになります。

 

多少手間はかかりますが、手間の元手が充分回収できるリスク管理になるはずです。

 

 

従業員が活性化し、大きな成果を上げるために最も必要なのは、部下を持つ上司の

・マネジメント力
・危機管理能力

の向上に他なりません。

 

 

各種メニューを用意していますので、ぜひご活用ください。

 

 

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