業務効率の悪い職場の共通点は、ブラックボックス社員が存在することです。
ブラックボックス社員は、部署全体、小さな組織であれば、組織全体にマイナスな影響を及ぼします。
ブラックボックス社員とは「その人にしか分からない仕事を多く抱えている社員」のことです。
ブラックボックス社員が生まれる原因は、“部下の把握が甘い上司”です。
社員一人ひとりが、それぞれ異なる責任や仕事を担うのは自然なことですが、部署や部門の長は、社員一人ひとりの仕事内容を、ある程度把握しておく必要があります。
把握が甘いと、ブラックボックス社員が生まれます。
ブラックボックスを抱えた社員は、時が経つほど厄介な存在になります。その人にしかできないこと、その人にしか分からないことが、どんどん増えていくからです。
大きなブラックボックスを抱えた社員が突然辞めてしまったり、何らかの事情で仕事ができなくなってしまった場合、組織は大きな打撃を受けます。
故に上司による社員の把握は、非常に重要です。※抽象的な把握ではダメです。
ブラックボックス社員を作らないために必要な、上司による“部下の業務把握項目”は、コチラです。
- 部下の抱えている仕事・作業を、箇条書きで把握しておく
- １つ１つの作業の理想的な所要時間（基準クオリティを満たせる速度）を把握しておく
- 部下の抱えている仕事の〆切や、期限を大まかに把握しておく
- 部下の抱えている仕事のうち、頭を使う難易度の高い仕事と、単純な作業を区分して把握しておく ※ブラックボックス社員が抜けた後、後任に業務を割り振るうえで重要
- 部下の抱えている仕事の優先順位を把握しておく
- （★）部下の把握するパスワード類を確認しておく
- （★）部下が窓口を務める外部との折衝・取引状況、相手方の連絡先を把握しておく
上司は部下について、上記の７項目を把握しておく必要があります。
「部下の退職が決まってから、引き継げばいい。」そんな呑気な考えは、リスクが大きすぎます。
少し手間と時間はかかるかもしれませんが、組織のリスク管理として大変有効ですので、実施をおすすめします。
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